采购需要了解的财务知识（二）          ★★★

五、结算方式及流程：

1、按超市的运作模式，即统一采购，统一结算的原则，现财务总部设立专门的结算中心，进行统一的对外结算。

现有条件下，我认为在同城开店的情况下，是可以实行的，统一结算的，随着超市的发展，包括向外省、地州市开店，结算应是有当地结算和总部统一结算两种，这主要看采购是怎样和供应商签订合同的，统一采购的由总部统一结算，不能统一采购的，只能由当地单店采购的由单店结算。

2、关于帐期：

帐期是许总带来的一种全新资金运作模式，实质在于占用供应商一段时间的资金，主要好处是减少前期投入开店资金，使家润多超市有资金实力不断开店，达到以店开店的目的。

帐期方式主要有：

①按销售计算帐期，这是友谊阿波罗股份有限公司普遍采取的结算方法，优点是公司无经营风险，又能占用对方资金，缺点是对供应商无吸引力，不能取得最好的采购条件。

②按商品入库计算帐期，这是我家润多采取的结算方式。优点是对供应商来说经营风险小，有吸引力，能取得最好的采购条件，缺点是在目前采购系统未达到高水平的程度上，超市有很大的经营风险，这也是财务在初期两个月利用商品适销率来控制结算的原因，那么在以后将利用商品回转率这一指标考核我们的商品采购、商品经营。

怎样计算帐期？

帐期有15天、30天、45天、60天、90天等，主要由采购和供应商谈判时确定，当然越长越对超市有利。家润多超市帐期准确的叫法：月结帐期，意思是每月财务关帐时对每位供应商本月入库进行汇总一下，再以关帐日这个时点起计算帐期。如1月15日进的货，帐期为30天，那么付款的是2月26日。因为关帐的那几天是财务部最忙的时候，请采购谈判时到账日应尽量避开每月25日至30日这个时段。

3、商品回转率：

按准确的商品回转率计算公式应是：

周转次数=一定时间商品销售成本÷（期初库存+期末库存）/2

反映一定时间内的平均存货成本周转了几次；

天数=一定时间天数/周转资数

这个指标反映商品周转一次需多少天。

在以后财务部门对采购、营运部门考核时将启用商品回转率这一财务指标，尤其在结算时要采用该指标来加强对资金的控管，财务将定期打印各课别各供应商商品回转率排名，督促采购部门对不适销的商品定期强行进行清理、淘汰，保证家润多的每一个商品都是畅销的，都是经市场的认同的，只有这样，才能说我们具有完善的采购营运体系，才能真正去面对家乐福、新一佳的竞争。

六、费用报销流程：

　 费用是日常经营中的耗用，作为商业企业，一方面提高前台销售，增加毛利；一方面更要控制费用支出，增加利润，举个简单的例子：你节约了1000元的费用，按13%毛利计算，等于增加了7700元的销售。

费用开支的原则：必要、合理、节约三原则。

费用报销流程：

1、实行事先申报制度，小额费用事先征得部门经理或协理（店长）的口头或书面同意，金额大的费用及购置事先取得总经理的确良同意后方可支出，对于大的投资事先必须报财务部门，由财务部门作统一的资金安排。在现有经营情况下，只要是购置大项固定资产或大的修饰项目属于资金沉淀，必然要占用商品流动资金，造成流动资金周转不灵，对家润多信誉有影响。

2、报销时，都必须取得国家统一的正规发票，由具体经办人在原始发票背面注明费用发生的时间、事由，审批人按其权限在发票背面签字，门店所有费用首先由门店财务课长（经理）审核，门店店长签字认可，正常预算内、标准内或单张发票金额500元以下，直接到出纳处报销，预算外、超标准或单张发票超过500元报总部财务协理审核，总经理审批。总部费用正常预算内、标准内部门协理同意后财务协理审核入帐，超预算、超标准经总经理审批。

3、两张或两张以上费用发票必须汇总填报费用审批单，原始单据附后，按以上审批程序审批后交出纳报销。

4、对部门经理、协理、店长的签字，要求措辞准确，内容具体，按审批权限签“内容属实”“同意开支”或“拟同意，请某某审批”等字样。

5、对各种的财务和业务部门所用的各种单据，由总部按统一的格式进行印刷，不得私自自印单据，否则，财务将拒绝结算。

七、商品存货的管理：

1、库存商品是商业企业资产的重要组成部分，是毛利的来源，加强库存商品管理是重中之重；

2、新的商品购进，采购必须进行必要的市场调查，货比三家，严格把好进货关。按超市自营方式，到帐期如果没到达到一定的商口回转率，财务结算将不予付款。

3、家润多库存商品实行进价核算，财务部定期将稽查各供应商的往来与现有库存情况，那么营运部门订货时必须遵循“以销定进”的进货原则，认真研究市场变化，保持合理库存，大力组织促销，不断加快商品回转率，恰当保持销售量与库存量的比例关系，谁购进质次价高的滞销商品而占用资金实行“谁购进，谁消化”的办法，必要时由财务交总经理或董事长处理。

4、对于商品（包括设备）家润多尽量从厂家进货，争取最低的进价，减少流转环节、提高进货、运输、验收、打价等环节工作效率，力争当日进货，当日验收上架与消费者见面。

5、减少库存的损耗：

A、每月未进行全面的盘点，财务部、防损部负责监督盘点，保持商品库存数的真实性，对在盘点过程中发现的盘盈、盘亏、毁损、报废由课长查明原因，报店长确认，财务协理审核、总经理审批后方能入帐。原有的监盘由于人手不够，以致监督不严，在以后，财务、防损将每月重点抽盘1一2个课别，如发理错盘率达到一定程度（财务部将定出具体差错比率）将给予营业课长处罚，在程序上，盘点数据在录人员录入电脑之前必须有督盘人员签字认可，对录入后需作更改的，必须经财务课长或防损课长签字方可重新录入。

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